Utmattelse kommer sjelden uten forvarsel. Likevel er det mange som «holder seg for nesen» og fortsetter å presse seg gjennom arbeidsdagen, selv når kroppen og hodet begynner å si fra. For kontorarbeidere kan det være ekstra utfordrende å oppdage faresignalene. Arbeidet foregår gjerne foran en skjerm, og det er ikke alltid like synlig for andre at en medarbeider holder stø kurs mot den berømte veggen. Virksomheter bør derfor bli flinkere til å fange opp signaler på utmattelse før situasjonen utvikler seg til langvarig sykefravær eller noe enda verre.

De første signalene starter i det små

Utmattelse forbindes gjerne med at man til slutt ikke orker mer. I praksis begynner det ofte en god del tidligere. Det kan starte med at en medarbeider blir mer irritabel enn vanlig eller bruker ekstra lang tid på oppgaver som tidligere gikk unna i en fei.

Andre klassiske tegn er søvnproblemer, hodepine, fravær av motivasjon eller en følelse av at arbeidsdagen aldri tar slutt. Noen begynner å gjøre flere feil. Andre blir svært opptatt av å levere perfekte resultater og bruker stadig mer tid på detaljene. Disse signalene kan naturligvis skyldes helt andre ting, og en dårlig uke betyr ikke nødvendigvis at noen er på vei mot utmattelse. Først når flere tegn dukker opp samtidig og varer over tid er det på tide å heise det røde flagget. Det viktigste er likevel å ta signalene på alvor. En medarbeider som gir uttrykk for å være ganske sliten, bør ikke automatisk møtes med «det går sikkert over».

Hos hvem ligger ansvaret?

Det er lett å fokusere på hva medarbeideren selv kunne gjort annerledes. Vedkommende burde tatt flere pauser, sagt nei litt oftere osv. Joda, disse tingene kunne kanskje vært en del av løsningen, men virksomheten har også et ansvar for arbeidsmiljøet.

Hvis en avdeling konsekvent har for få ressurser eller urealistiske tidsfrister, hjelper det pent lite å fortelle medarbeiderne at de må «ta seg sammen». Forebygging må også handle om hvordan arbeidet organiseres. Ledere bør derfor være oppmerksomme på arbeidsmengde og forventninger. Det er også viktig å skape en kultur hvor det er greit å si fra når belastningen blir for høy.

Små tiltak, stor betydning

Det er ikke alltid store tiltak som skal til for å redusere belastningen. Noen ganger kan en tydeligere prioritering av oppgaver være nok. Andre ganger kan det være nødvendig å flytte en deadline eller fordele arbeidsoppgaver litt annerledes.

For kontorarbeidere kan også helt grunnleggende ting ha betydning. En arbeidsdag bør ikke finne sted foran en kontorpult i åtte sammenhengende timer. Noe så banalt som hyppige avbrekk, litt bevegelse og muligheten til å arbeide uforstyrret er nok til å skape en mer bærekraftig arbeidsdag.

Ikke undervurder samtaler

Arbeidslivet har fått flere verktøy som skal hjelpe oss med produktivitet og effektivitet. Men når problemet er at mennesker har for mye å gjøre, er ikke løsningen enda et system eller en mobilapp. En god samtale kan være mer verdifull.

Ledere trenger ikke stille kompliserte spørsmål. Det kan holde å spørre hvordan arbeidsbelastningen oppleves og om det er noe som bør prioriteres annerledes. Å fange opp de små signalene krever altså oppmerksomhet. Å gjøre noe med dem krever handling, så derfor må svarene faktisk følges opp.

Det er også viktig at medarbeidere opplever at det er trygt å være ærlige. Skulle det å innrømme at man er sliten bli tolket som lav arbeidsmoral, vil mange naturligvis holde problemene for seg selv. Og da har man ikke oppnådd særlig mye når det kommer til å ta vare på virksomhetens viktigste ressurs, nemlig de ansatte.